早上九點，小莉剛打開電腦，Gmail 收件匣立刻跳出 50 封未讀信。
她嘆了口氣，這些信大多來自客戶，有的是詢問產品規格，有的是更改原本的購買需求，其中也有一些只是便當廣告。
但不論內容是甚麼，每封信都得點開來看，先「看懂」內容，再「分類」，接著「產品比對」，最後才能回覆客戶。

明明公司已經安排三個人專門處理信件，但每天還是被信件淹沒，光是分類與初步判斷就花上大半天，
常常一個小小商機就這樣被延誤或遺漏。

她心想：

如果有個 AI 能幫我先看一輪、標記重點、直接把有商機的信件挑出來，那該有多好。

一、背景介紹

某家專營工業用刀具的中小企業，每天收到來自潛在與既有客戶的大量詢價信件，詢問內容包含：報價需求、訂單明細以及售後服務等。這些來信都要由人員逐一查看與分類，必要時轉交給業務或工程部門，導致流程繁瑣、回覆時間冗長，進而影響客戶體驗，錯失潛在訂單。

二、問題痛點

透過實際訪談過程，我們觀察到以下幾個明確的痛點：

1. 來信內容不規則，人工分類效率低落

信件多以口語描述、非標準品名或格式化需求撰寫，需要人員主動理解與轉譯。

2. 缺乏結構化標籤資料，無法有效搜尋商品

雖然 Odoo ERP 已建置產品資料，但因缺乏規格標籤，無法從信件快速對應產品。

3. 產品知識過度仰賴經驗，新人接手不易

資深業務能憑經驗判斷對應商品，但新人難以上手，造成回覆品質落差。

三、專案目標

本專案透過 Make + AI + Odoo 的整合技術，打造一套自動化處理流程，協助企業：

• 自動接收並判讀客戶來信內容
• 以 AI 分析來信意圖與關鍵字，生成結構化產品標籤
• 串接 Odoo 產品資料，快速對應可販售品項
• 同步更新 Google Sheets 作為維運與學習用的產品分類表

最終達成提升效率、減輕人工負擔、縮短回覆時間、回覆品質統一，並逐步建立一套可擴充的產品分類知識庫。

四、結語：讓 AI 成為你信件處理的得力助手

AI 並不是要取代人的判斷，而是協助團隊把時間花在更有價值的溝通上。

透過這套自動化流程，我們不再只是「處理信件」，而是真正「掌握商機」。

👉 我們下篇文章就來說明，這個自動化流程到底是如何幫助到小莉。